Destaque

2018: Como organizar o evento da sua empresa

Com o final do ano se aproximando, muitas empresas já iniciam os preparativos para os eventos de início de 2018. Este tipo de evento tem o intuito de motivar os colaboradores para que iniciem o ano preparados para enfrentar todos os desafios dentro da empresa. Por isso é importante, além de confraternizar, investir em conteúdo de qualidade. Confira a seguir os 8 passos para organizar o evento da sua empresa.

1. Planejamento: o primeiro passo é planejar. Coloque no papel itens como: objetivo do evento, tema, quantidade de pessoas e as opções de data e local mais adequadas.

2. Levantamento de custos: faça uma cotação com no mínimo três fornecedores e monte uma planilha com o orçamento completo do evento. Se for interessante, avalie a possibilidade de fechar parcerias com outras empresas para reduzir custos. Não esqueça de sempre contar com os gastos extras que muitas vezes não estão previstos.

3. Curadoria de conteúdo: Muitas vezes os colaboradores já estão cansados de ouvir palestras dos líderes da própria organização. Nesses momentos é importante contratar um palestrante de fora, que provoque, motive e capacite o público. No entanto, definir os conteúdos e os profissionais mais adequados para essa missão não é tarefa fácil. Existem muitas empresas que podem ajudar na parte de curadoria de conteúdo. Já falamos sobre isso no texto sobre como escolher os melhores palestrantes para o seu evento.

4. Programação: Depois de definir todo o conteúdo, monte a programação completa do evento e compartilhe com toda a equipe. Não esqueça de contar com períodos de atraso entre os blocos – eles são muito comuns.

5. Divulgação: Evento planejado? É hora de divulgar. Convoque sua equipe de comunicação e coloque a mão na massa. É necessário criar todos os materiais para a divulgação: convites, cartazes, posts paras as redes sociais, enfim. Um material visual criativo que transmita o conceito principal do evento.

6. Produção: A etapa mais trabalhosa é também a etapa onde vemos tudo acontecer: a produção. Organize um cronograma e escale as pessoas responsáveis para cada parte da produção: iluminação, sonorização, cenário, alimentação, limpeza, recepção, transporte, decoração, recepção e brindes são itens indispensáveis em qualquer evento de sucesso.

7. No dia: Chegou o dia do seu evento, e agora? Hora de colocar em prática tudo o que foi organizado. Para não correr riscos, chegue ao local do evento com bastante antecedência e carregue consigo o seu checklist para não esquecer nenhum detalhe. Imprevistos irão acontecer, por isso tenha sempre um plano B. Caso você não possua rádio para se comunicar com a equipe, tenha sempre seu celular em mãos.

8. Pós-evento: Evento encerrado e aquela sensação de dever cumprido. Mas o que poderia ter sido melhor? Reúna a equipe toda para avaliar o evento como um todo. O que deu errado? Quais problemas poderiam ter sido evitados? Como é possível evitar os erros nos próximos? Depois da avaliação da equipe, é importante saber a opinião dos convidados. Envie uma pesquisa de satisfação simples e rápida, analisando detalhadamente cada ponto levantado pelos participantes. Só assim você poderá ir se aprimorando cada vez mais.

Não existe fórmula mágica: quanto mais eventos você organiza, melhor você realizará os próximos. Há muitos fatores que fogem do controle e precisam de calma para pensar e agilidade para executar. E isso é algo que você só aprende fazendo. Respire fundo e boa sorte.

Organizamos um infográfico com todas essas dicas para você imprimir e manter sempre por perto. Clique aqui para fazer o download.

Deixe uma resposta

Seu endereço de email não será publicado. Os campos obrigatórios estão marcados com *